المراسلات الادارية : أنواعها اهميتها أجزائها | السداسي الأول


 المراسلات الادارية


تعد المرسلات من بين اهم الوسائل الفعالة و الاكثر استخداما وشيوعا . وقد ادى حجم الضخم للرسائل التي تكون بين الادارات الحكومية و التجارية الى استحداث معاهد متخصصة لتدريب المت راسلين على فن وتقنية  كتابة الرسائل. كانت الرسائل تقسم الى ديوانية تتعلق بالمراسلات  الحكومية و إخوانية تكون بين اشخاص عاديين

مقومات كنابة الرسائل الادارية


 الرسالة عبارة عن ورقة مكتوبة لها صفة التراسل و يكون مرسلها شخص عاديا او معنويا الرسالة الادارية تكون بين جاهتين رسميتين او جهة رسمة و شخص او العكس

أنواع المراسلات الادارية


 المراسلات الداخلية : هي المراسلات التي تتم داخل المنظمة داتها
  المراسلات ذات الاتجاه النازل :تصدر من جهة ادارية عليا و تتجه الى جهة ادنى منها مرتبة اداريةذات الاتجاه الصاعد تصدر من هيئة ادارية ادنى الى من هي اعلى من مرؤوسين الى رؤساء و يتم
التحدث فيها بصيغة الجمع تأكيدا على الاحترام و التقدير مثل ) سيادتكم – احترماتي لكم – نرجو  منكم (
ذات الاتجاه الافقي :  يتم تبادلها بين الادارات المتنوعة بشرط ان اكون تلك الهيئات ذات سلطة  ادارية مستقلة عن بعضها البعض   

أهمية المراسلات الادارية


تسهل المراسلات الادارية  عملية التواصل بين المنضمات الادارية  و تحقق علاقات طيبة بين الأطراف  و تعتبر مستند قانونيا امام القضاة تعتبر مصدرا هاما للمعلومات يمكن الرجوع اليها  وقت الحاجة و تتميز بقلة التكليف و بالشمولية تمكننا من التعرف لدى الشخص الذي قام  بتحريرها و إرسالها

 

الجوانب الفنية لكتابة الرسالة الادارية


  الورق المستخدم – اللو ن- النوع - المقياس – المسافات- الهوامش
دور الهوامش التي تسهل عملية حفض الرسالة في ملفات و يعطي  جمال لشكل رسالة كما يحميها  من التزوي ر و التحريف

 أجزاء الرسالة الادارية


 اسم المرسل و عنوانه: يكتب في صدر الرسالة بالجهة اليمنى منها ويشمل اسم المنضمة و شعارها و  عنوانها ورقم الهاتف ورقم الصندوق البريد والرمز البريدي
رقم وتاريخ الرسالة :يكتبان في الجهة اليسرى منها فالرقم يوضح تسلسل في سجل الصادر العام والموضوع المعالج وتسهيل عملية التواصل و كذا فهم عملية الرسالة و الرجوع اليها عند الحاجة .
 اما التاريخ فيحدد الزمان الذي كتبت فيه لتكون وثيقة رسمية قانونية
 المرفقات :اي كل ما يرافق الرسالة من طرود او خرائط ورسومات يكون في الجهة اليسر ى  الموضوع :اي تلخيص لموضوع الرسالة يذكر في صدر الرسالة من الجهة اليسر ى
 اسم المرسل اليه و عنوانه: يجب ان تبدأ الرسالة بكلمة تكريم حسب مكانة الشخص او مركزه الوظيفي تحية الافتتاح: غير هامة و لا اضيف شيئا جديدا الا ان اصول التهذيب والمجاملة لها اثار  طيبة في نفس القار ئ
 متن الرسالة : يشمل الموضوع الرئيس ي للرسالة . اذا كانت رسالة تعالج اكثر من موضوع وجب تقسيم متن الرسالة الى فقرات لكل منها فكرة مستقلة،  كما يجب الاشارة الى رقم وتاريخ الرسالة  السابقة عندما

 الجوانب الموضوعية في كتابة الرسالة


   الوضوح - يجب ان تكون الرسالة محددة واضحة الهدف  و بكلمات سهلة وبسيطة
السهولة و البساطة - تكتب بلغة سليمة و سهلة  يفهمها انسان عادي بعيدة عن العامية و جمل  طويلة
   الاختصار- اي كتابة الرسالة بإيجاز في صلب الموضوع . جمل دقيقة وابتعاد عن الحشو و الأطناب القوة - استعمال كلمات قوية المؤثرة في نفس القارئ و الابتعاد عن استعمال كلمات الركيكة  والغامضة
 اللباقة - ان تكون رسالة لطيفة بدون الكلمات الجافة الدالة عن الحقد والعداء  و العنف و  المواقف السلبي و الغير البناء .

تعليقات

المشاركات الشائعة من هذه المدونة

تعريف المحضر و اهم انواعه | السداسي الأول

خصائص القاعدة القانونية | السداسي الأول